INVOICE adalah : Pengertian, Fungsi, Jenis, Komponen serta Contohnya

Pengertian Invoice

INVOICE adalah : Pengertian, Fungsi, Jenis, Komponen serta Contohnya - Untuk pembahasan kali ini, Saya akan menjelaskan pengertian dari Invoice yang dimana dalam hal ini meliputi pengertian invoice menurut para ahli, fungsi, jenis, komponen dan contoh, nah agar lebih dapat memahami dan mengerti simak penjelasan selengkapnya dibawah ini.

Pengertian Invoice Secara Umum

Apa yang dimaksud dengan invoice? Pengertian Invoice adalah suatu dokumen tertulis yang digunakan sebagai pernyataan untuk melakukan penagihan hutang yang dikeluarkan oleh penjual kepada pembeli, dimana invoice tersebut berisi tentang perincian item yang dibeli, harga satuan dan total harga, serta tanggal pembeliannya.

Pada umumnya invoice dibuat dalam bentuk tiga rangkap, dimana lembar copy pertama diberi kepada pembeli jika sudah melunasi tagihan/hutang, Lembaru copy kedua untuk arsip bagian penjualan, dan lembar copy ketiga untuk laporan bagian keuangan dan lembar yang asli sebagai arsip dari perusahaan. Lembar invoice tersebut merupakan bukti transaksi penjualan yang dilakukan berbentuk angsuran kredit.

Semua perusahaan atau bisnis harus memiliki invoice, baik itu perusahaan dagang sekalipun juga perusahaan jasa, yang akan sebagai dokumen penagihan resmi kepada pelanggan mereka. Dokumen invoice tetap harus disediakan oleh perusahaan. Karena perusahaan tidak tahu, model transaksi seperti apa yang diminta pelanggan (pembeli).

Baca Juga : Pengertian Strategi Marketing

Pengertian Invoice Menurut Para Ahli

Untuk lebih memahami apa arti invoice lebih dalam, berikut ini daftar dari pengertian invoice menurut para ahli antara lain yaitu:

1. Sugeng Hariyanto

Menurut Sugeng Hariyanto, pengertian invoice merupakan suatu catatan/dokumen detail tentang barang-barang apa saja yang sudah dikirimkan kepada pembeli/pelanggan beserta harganya. Catatan/dokumen ini dibuat oleh penjual dikirim kepada pembeli/pelanggan untuk meminta pembayaran dari barang atau hanya untuk menginformasikan tagihan jika pembayaran akan dilakukan dengan dasar kredit.

2. Andrian Sutedi

Menurut Andrian Sutedi, pengertian invoice adalah suatu dokumen data-data rujukan yang sangat penting dalam bisnis atau perdagangan.Data-data yang terdapat dalam invoice ini, diantaranya adalah jumlah penutupan asuransi dan wesel serta catatan detail bea masuk.

3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)

Menurut KBBI, arti dari invoice adalah daftar barang yang dikirim dan dilengkapi dengan catatan nama, jumlah, dan harga yang dikeluarkan penjual dan harus dibayar oleh pembeli atau pelanggan.

Fungsi Invoice / Faktur

Seperti yang sudah dijelaskan dalam pengertian invoice di atas secara umum kegunaan invoice adalah untuk menagih pembelian yang dilakukan oleh konsumen. Lebih rinci, berikut ini adalah kegunaan invoice:

1. Sebagai informasi tagihan mengenai barang/ jasa yang dibeli konsumen
2. Sebagai informasi besarnya tagihan dan tempo waktu pembayaran yang harus dilakukan konsumen
3. Sebagai rujukan resmi jika barang/ jasa yang tercantum akan dijual lagi ke pihak lain
4. Sebagai rujukan resmi ketika menambahkan transaksi kedalam pembukuan keuangan
5. Pada suatu kasus tertentu, invoice dapat digunakan sebagai rujukan resmi sebagai faktur pajak
6. Sebagai rujukan apbila terjadi kesalahan dalam pengiriman barang atau perhitungan total tagihan

Jenis-Jenis Invoice

Menurut Fenoza, ada 3 jenis dokumen invoice yang sering digunakan untuk bertransaksi oleh pengusaha dan pebisnis kelas atas atas maupun menengah Berikut ini adalah jenis-jenis invoice tersebut: 

1. Invoice Biasa

Invoice Biasa adalah jenis invoice yang umum dan sering digunakan saat bertransaksi sederhana. Invoice jenis ini sangat sederhana dan formatnya juga simpel, hanya berisikan rincian item barang jumlahnya, harga item, dan harga total.

2. Invoice Proforma

Invoice Proforma adalah jenis invoice yang bersifat sementara yang diberikan kepada pelanggan sebelum penjual mengirimkan semua barang pesanan pelanggan. Dengan kata lain, invoice proforma ini adalah jenis invoice sebagai bukti, kalau sebagian barang sudah dikirim. Maka dari itu, jenis invoice ini diberikan secara bertahap kepada konsumen. Ketika seluruh pesanan sudah diterima oleh pelanggan, maka penjual akan memberikan invoice biasa sebagai pengganti invoice proforma

Pada saat seluruh pesanan sudah diterima oleh pelanggan maka penjual akan menyerahkan invoice biasa dan menggantikan invoice proforma.

3. Invoice Konsuler

Invoice Konsuler adalah jenis invoice khusus dan paling eksklusif, yang digunakan dalam perdagangan internasional, atau kegiatan eksport-import. Pada invoice konsuler harus ada pengesahan dan persetujuan tertulis dari perwakilan negara yang akan melakukan mengimpor atas perdagangan yang ada dinegara pengekspor.


Baca Juga : Pengertian Distributor

Komponen Invoice

Komponen Invoice

Setiap dari perusahaan pasti memiliki format invoice yang berbeda-beda dan sesuai dengan kebutuhannya. Namun ada beberapa hal komponen yang harus dimasukkan ke dalam invoice agar informasinya detail dan lengkap sesuai dengan purchase order dari pelanggan.

Nah berikut ini beberapa komponen didalam invoice tersebut:

1. Nomor urut invoice
2. Purchase order/nomor order
3. DO/SJ atau kode nomor transaksi DO/SJ
4. Detail barang
5. Sub total
6. Diskon “bila ada”
7. Biaya pengiriman “bila ada”
8. Biaya PPN
9. Total biaya

Contoh Invoice

Berikut ini terdapat beberapa contoh invoice

1. Contoh Invoice Sederhana

Contoh Invoice Sederhana

Keterangan:

1. Nama pelanggan
2. Nama penjual
3. Keterangan purchase Order
4. Keterangan barang/jasa yang dibeli
5. Total biaya

2. Contoh Invoice Hotel

Contoh Invoice Hotel

3. Contoh Invoice Travel and Tours

Contoh Invoice Travel and Tours

Perbedaan Invoice dan Nota

Apakah kedua hal ini sama? Tentu saja berbeda. Apa itu Nota ? Apa yang dimaksud dengan nota? Kalau Nota itu adalah bukti dari transaksi, baik itu transaksi pembelian ataupun transaksi penjualan yang dilakukan secara cash atau tunai.

Umumnya nota ini dibikin dalam dua rangkap, yaitu rangkap pertama diberikan kepada konsumen dan rangkap kedua disimpan oleh penjual yang akan menjadi arsip sebagai bahan pendataan pada neraca keuangan.

Setelah Kamu sudah tahu apa itu invoice dan apa itu nota, maka Kamu sudah mengerti letak perbedaannya dimana kan. Dibawah ini adalah perbedaan yang paling mendasar antara invoice dan nota yaitu :

1. Biasanya invoice dipakai untuk perusahaan yang terkena pajak dan sedangkan nota tidak. Pada umumnya nota tidak banyak digunakan, karena tidak lebih profesional
2. Invoice dicetak secara otomatis dan biasanya perusahaan sudah memiliki template digital, sedangkan nota dicatat secara manual
3. Harga barang yang ada pada invoice dikenai biaya pajak sedangkan harga barang pada nota tidak dikenai biaya pajak
4. Setelah data dicetak pada invoice, maka data tersebut akan dimasukkan kedalam sistem yang terintegrasi sedangkan nota tidak mempunyai rekam jejak sistem, karena pencetakannya masih manual yaitu dicatat sendiri

Cara Membuat Invoice

Sesudah Kamu tahu, mengerti dan paham pengertian dari invoice dan pentingnya invoice dalam suatu perusahaan. Kamu juga harus tahu bagaimana cara membuat invoice tersebut. Pembuatan invoice yang benar sangat penting untuk meningkatkan integritas dari suatu perusahaan.

Untuk pembuatan invoice tidak begitu sulit untuk dikerjakan. Pembuatan invoice menampung elemen-elemen yang ada di invoice tersebut. Sebuah invoice. Sebuah invoice memiliki elemen-elemen berikut ini :

1. Kata "invoice" adalah nama atau judul dari document atau bill/tagihan
2. Nomor invoice harus unik sebagai referensi dari penjual kepada pembeli. Fungsi dari nomor invoice adalah digunakan untuk mengurutkan nomor bill atau tagihan para konsumen/pembeli
3. Nama dan kontak konsumen harus detail. Nama ini sangat penting karena terdapat nama perusahaan atau individu si konsumen.
4. Nama dan kontak penjual juga harus detail. Elemen dari penjual tentu saja sangat penting, karena apabila tidak ada penjual maka invoice tersebut tidak dapat digunakan.
5. Tanggal pembelian produk, tanggal atau waktu ini dibuat agar tahu kapan pembelian barang atau produk yang dibeli oleh pelanggan
6. Tanggal pengiriman invoice, tanggal ini dibuat untuk mengetahui kapan jatuh tempo invoice tersebut, dan segera dilakukan pembayaran
7. Ketentuan pembayaran ( yaitu, metode pembayaran melalui apa, kapan pembayaran harus diterima, rincian dari terlambatnya pembayaran, diskon atau potongan harga jika pembayaran diawal, dsb)
8. Deskripsi produk. Hal ini yang terpenting, karena jika deskripsi produk tidak ada maka informasi yang terdapat pada invoice kurang lengkap.
9. Harga per unit atau harga per pcs. Hal ini tidak diwajib, jika ada harga per unit maka akan semakin bagus. Kegunaannya untuk menegaskan berapa harga produk per unit yang dibeli dan berapa harga satuannya. Maka pembeli tidak akan kebingungan ketika melihat invoice yang diberikan
10. Jumlah total biaya. Berapa jumlah total dari biaya yang harus dibayar pembeli? Agar mempermudah pembeli untuk mengetahui total harga berapa yang harus dibayar

Kesimpulan

Demikianlah penjelasan singkat tentang pengertian Invoice, pengertian menurut para ahli, fungsi, jenis, komponen serta contohnya. Semoga dengan adanya penjelasan diatas dapat menambah wawasan dan pengetahuan kalian semua,, terima kasih banyak atas kunjungannya. 🙂 🙂 🙂